ОБЧИСЛЕННЯ ПЕНСІЇ. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ДОВІДКИ ПРО ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ ПЕРВИННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для обчислення пенсії враховується заробітна плата (дохід) за весь період страхового стажу починаючи з 1 липня 2000 року (відповідно до вимог статті 40 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” від 9 липня 2003 року № 1058-IV). За бажанням пенсіонера та за умови підтвердження довідки про заробітну плату первинними документами або в разі, якщо страховий стаж починаючи з 1 липня 2000 року становить менше 60 місяців, для обчислення пенсії також враховується заробітна плата (дохід) за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд по 30 червня 2000 року незалежно від перерв.

Довідка про заробітну плату особи видається на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату підприємством, установою чи організацією, де працювала особа, яка звертається за пенсією. Якщо такі підприємства, установи, організації ліквідовані або припинили своє існування з інших причин, то довідки про заробітну плату видаються правонаступником цих підприємств, установ чи організацій або архівними установами, які прийняли первинні документи на зберігання із дотриманням вимог щодо збереження архівних документів та порядку їх передачі до архівних установ.

У випадках, коли архівні установи не мають можливості видати довідку за встановленою формою з розшифровкою виплачених сум за видами заробітку, вони можуть видавати довідки, що відповідають даним, наявним в архівних фондах, без додержання цієї форми.

Установлення заробітку для обчислення пенсії на підставі показань свідків не допускається. Виписка зі штатного розпису про посадовий оклад, профспілкові квитки, квитки партій та рухів, громадських об’єднань не є документами, що засвідчують фактичний заробіток для обчислення розміру пенсії.

Відтак, у разі надання особою заяви на призначення (перерахунок) пенсії із наданням довідки за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд незалежно від перерв до 01 липня 2000 року, зазначена довідка може бути врахована для призначення (перерахунку) розміру пенсії тільки після обов’язкового підтвердження первинними документами, на підставі яких було видано зазначену довідку.

Водночас, відповідно до законодавства первинна документація, зокрема, зарплатні відомості, мають зберігатися протягом певного строку, а потім знищуватися чи передаватися до архіву.

Терміни зберігання ділової документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 (далі – Перелік № 41). Зауважимо, що встановлені цим Переліком терміни є мінімальними, тобто їх не можна скорочувати.

Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки. Проте деякі документи потрібно зберігати протягом 5 та навіть 75 років (зокрема, відомості для нарахування зарплати).

До документів підприємств, які підлягають передачі до архіву, здебільшого належать: накази керівника щодо особового складу, особові рахунки або (за їх відсутності) розрахунково-платіжні відомості. Для підготовки до передачі цих документів до відомчого архіву вони мають бути відповідним чином оформлені. Передача справ до відомчого архіву здійснюється за графіком, складеним цим архівом, та узгодженим з керівниками організацій, що передають документи.

За порушення процедури збереження і знищення документів українським законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.

Так, відповідно до ст. 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КпАП) недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб – від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Під час ліквідації підприємства за рішенням власника після проходження перевірок у податковій інспекції та пенсійному фонді обов’язково виникає питання про передачу документів, що підлягають обов’язковому зберіганню, до місцевого відділу архівної служби.

Довідка з архіву про прийняття документів (найчастіше це акт приймання-передачі документів до архіву) входить до переліку обов’язкових документів, які подаються державному реєстратору в кінці процедури ліквідації юридичної особи. Отже, одним з контролюючих органів, перед яким доведеться відзвітувати в разі ліквідації, є державний архів. Порядок передачі документів у випадку ліквідації або реорганізації установи визначений у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Працівники архівних установ, користувачі архівними документами, інші особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі архівних документів, а також у порушенні порядку щодо доступу до зазначених документів та інших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, несуть відповідальність згідно з законом.

Головне управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області